COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

La combinación de correspondencia le permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario. Por ejemplo, una carta puede personalizarse para dirigirse a cada destinatario por su nombre. Los orígenes de datos, como las listas, hojas de cálculo o bases de datos, están asociados al documento. Los marcadores de posición (denominados campos de combinación) indican a Word en qué parte del documento incluir información del origen de datos.

Documentos

Cuando se lleva a cabo el proceso de combinación de correspondencia intervienen tres documentos.

• Documento principal: Es el documento original (carta, invitación, citatorio), este documento se debe realizar antes de llevar a cabo los pasos de la combinación de correspondencia. 
• Documento de base de datos: Este documento debe contener los datos que se van a utilizar en el documento principal, es decir la lista de contactos a quienes se les enviara el documento principal. Este archivo se puede generar en un procesador de textos, en un gestor de base de datos o en una hoja de calculo. 
• Documento combinado: Será el resultado de unir los dos documentos anteriores, al finalizar el proceso combinación de correspondencia este documento contendrá un documento para cada destinatario. 

Combinar correspondencia

Iremos a la pestaña Correspondencia => Iniciar combinación de correspondencia => Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Verás que del lado derecho de la pantalla se carga un asistente de 6 pasos el cual te guiará por todo el proceso de combinación.

El paso 1 será que indiques en que tipo de documento vas a trabajar.

En el paso 2 podemos elegir cual será el documento que vamos a utilizar, tanto si tenemos un archivo ya escrito (tendremos que abrirlo para poder utilizarlo), o si queremos escribir a partir del documento actual.

En el paso 3, deberás indicarle a Word de donde sacarás los datos, ósea la base de datos. Aquí encontrarás tres opciones:

1. Utilizar una lista existente
2. Seleccionar de los contactos de Outlook
3. Escribir una lista nueva

Si elegís la opción A, podrás usar una base de datos ya creada e importarla para utilizarla en la combinación. Los formatos admitidos son muy variados, desde una tabla de Word, una base de datos de Access o una planilla de Excel tanto sea un rango o una tabla. Estos tres ejemplos son los más usados, pero existen otros formatos de archivos de datos que podrás usar para importar la base de datos, que verás en la siguiente imagen:

Si elijes la opción B deberás tener vinculado tu correo con el programa Outlook que forma parte del Paquete Office, y así podrás elegir cuales son los contactos que vas a utilizar para la combinación.

Si en cambio quieres escribir la lista de personas desde cero, deberás elegir la opción C. De esta manera al elegir “Escribir una lista nueva”=> Crear (Paso 1)

Se abrirá una nueva ventana donde presionarás el botón “Personalizar columnas” (Paso 2) y ahí deberás configurar los campos que vas a usar agregando o eliminando los que trae por defecto el asistente. (Paso 3).

Luego ingresás todos los datos y guardas la base de datos.

El paso 4 es el más importante, ya que insertas los campos de la base de datos en la carta.

Lo primero será posicionar el cursor en el lugar donde queremos insertar el campo, seleccionando el texto relacionado (generalmente en la carta colocamos un texto para saber donde debemos colocar los campos combinados). En la barra lateral veremos una opción que dice: “Mas elementos”, presionamos y encontraremos que se abre una nueva ventana donde tendremos la lista de los campos de nuestra base de datos, seleccionamos el que corresponda y le damos en “insertar”, repetimos este procedimiento con cada uno de los campos que tengamos que combinar en la carta.

En el paso 5, veremos una vista previa de los datos directamente en la hoja de trabajo. Además podemos excluir a cualquier destinatario que no queremos generarle carta, y si lo hacemos por error y luego lo queremos volver a incluir, debemos presionar en “Editar lista de destinatarios” para que vuelva a aparecer la lista de personas, debemos presionar en el casillero (al lado del nombre del destinatario) y así agregarlo nuevamente.

Este paso nos sirve para confirmar si la ubicación de los campos combinados en la carta es la correcta.

En el paso 6, el último, podemos elegir como queremos terminar la combinación. Si queremos imprimir las cartas en ese momento o lo queremos hacer más tarde (Editar cartas individuales). Si elegimos esta última opción Word mostrará una ventana que nos preguntará cuales son los destinatarios que queremos imprimir, elegimos la opción “Todos” y esto generará un nuevo documento (Cartas1) donde aparecerán todas las cartas individuales con los datos de los destinatarios de la base de datos.

En el caso que necesitemos crear los sobres de cada una de las cartas, esto se hace en el paso 4, yendo a la parte izquierda de las herramientas eligiendo en sobres. (es lo mismo si necesitamos la etiqueta).

Luego, aparecerá una ventana donde presionaremos en “Agregar al documento” con lo cual aparecerá el sobre en la parte superior de la carta.

Posicionando el curso en la parte central de la carta, tendremos la posibilidad de agregar los campos que queramos al sobre (presionando en la barra lateral en la opción “más elementos”), como hicimos en el paso 4 de la combinación. Cuando llegamos al paso 6 y le decimos: Editar cartas individuales => Todos, Word generará un sobre para cada carta.

Esto culmina el proceso de combinación de correspondencia utilizando el asistente.